Sistem komen Microsoft Word adalah agak tambahan kepada program ini. Anda boleh menggunakannya untuk menjejaki perkara yang perlu dilakukan, menambah rujukan atau maklumat tambahan, atau menyediakan dokumen sebelum diserahkan kepada editor atau ahli pasukan yang lain.
Walaupun komen berguna semasa proses penyuntingan, mereka tidak boleh dimasukkan apabila anda mengedarkan dokumen Word. Pelanggan atau penerbit buku misalnya tidak memerlukan komen-komen ini biasanya, dan meninggalkannya dalam dokumen itu mungkin membuat anda kelihatan tidak profesional. Sekurang-kurangnya, anda mungkin perlu mengeluarkan komen dan serah semula atau menerbitkan dokumen Word selepas itu.
Jika ini adalah kali pertama anda menggunakan komen dalam Word, anda mungkin mengalami kerugian ketika menyimpan dokumen tanpa mereka.
Panduan ini membimbing anda melalui langkah menghapus komen dan metadata lain dari dokumen sebelum anda mengedarkannya.
Kapal kata dengan alat yang dipanggil Inspektor Dokumen yang anda boleh gunakan untuk mengalih keluar data yang tidak dikehendaki dari dokumen Word. Alat ini boleh membersihkan kandungan berikut:
- Komen, Semakan dan Versi.
- Ciri-ciri dokumen dan Maklumat peribadi.
- Tambahan Tugas Pane.
- Dokumen tertanam.
- Makro, Bentuk dan Kawalan ActiveX.
- Anotasi Dakwat.
- Tajuk-tajuk yang runtuh.
- Header, Footer dan Watermark.
- Kandungan tak kelihatan.
- Teks tersembunyi.
Pilih Fail> Periksa Dokumen untuk bermula. Anda perlu mengklik pada pautan "semak untuk menyelesaikan masalah" di sebelah Dokumen Periksa, dan pilih pilihan "Periksa Dokumen" dari menu konteks.
Ini melancarkan tetingkap Dok Inspektor. Kandungan yang mungkin memeriksa dokumen aktif untuk disenaraikan di halaman tersebut.
Anda boleh memilih semua atau hanya beberapa jenis kandungan yang berbeza. Perhatikan bahawa anda dapat ke skrin ulasan sebelum apa-apa dikeluarkan daripada dokumen.
Pilih butang periksa sebaik sahaja anda membuat pemilihan di halaman ini.
Pemeriksaan itu tidak perlu terlalu lama. Masa bergantung kepada saiz dokumen, pemilihan, dan kandungan dokumen.
Inspektor Dokumen memaparkan penemuannya selepas imbasan. Ia menyoroti kandungan yang ditemui, dan menyenaraikan maklumat tambahan mengenainya juga.
Tekan butang "alihkan semua" di sebelah kandungan yang anda mahu alih keluar dari dokumen. Anda boleh melihat semula dokumen itu kemudian, atau tekan butang tutup untuk menyelesaikan proses tersebut.
Sebaik sahaja anda selesai, anda boleh menyimpan dokumen yang diproses ke sistem setempat, mencetak atau berkongsinya.
